CONTROL DE GASTOS Y MANEJO DE COSTOS EN EL NEGOCIO MARÍTIMO -PARTE I

Tanto a nivel de agenciamiento de buques como hablando de aprovisionamiento o servicio de ship Chandler, unas variables importantes a tener en cuanta  al momento de asegurar un desenvolvimiento exitoso del negocio marítimo es el control de gastos y el manejo de los costos.  

Vamos a definir que son gastos y que son costos para comprender la diferencia en estos dos conceptos que usualmente se usan como sinónimos.

COSTO.

Al conjunto de erogaciones en que se incurre para producir un bien o servicio se le conoce como costo. El mismo concepto da a entender que un costo deberá producir al final de una operación comercial alguna ganancia en el más modesto de los casos. El costo incluye todo elemento y erogación que terminan haciendo parte del producto final o servicio prestado de forma directa.

GASTO.

Cuando una erogación o desembolso de dinero no puede vincularse de manera directa a la producción de un bien o al valor final de un producto o servicio prestado, estamos hablando entonces de un gasto. El mantenimiento de la planta física de una oficina debe ser considerado un gasto, otro ejemplo es el consumo de papel, los elementos de aseo personal de uso obligatorio para el personal de labores entre otros.

En otras palabras, en el gasto se pueden clasificar aquellas erogaciones que no se pueden identificar de forma directa con el producto final porque no participó en su construcción.

Cuando hablamos del aprovisionamiento de buques, en una pequeña empresa el cálculo del costo es inmediato: hablamos del precio del bien adquirido más los costos financieros de la compra realizada (si esta compra se ha hecho a crédito, lo cual en el caso de un suplidor de buques es ideal).

Los costos en los que incurre un proveedor de buques se pueden clasificar en dos grandes categorías: por un lado están los costos fijos, como el alquiler o la renta que se paga por las instalaciones y vehículos cuando este fuera el caso, y por otro, los costos variables, que dependen de la cantidad de productos adquiridos y los salarios pagados, las comisiones que deben pagarse a los vendedores y los gastos (casi siempre obligatorios) que generan las regalías a funcionarios y aliados en el negocio.

Es de vital importancia la determinación y el conocimiento cabal de los costos de la empresa, ya que entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, se encuentran los siguientes: Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización, facilitar la toma de decisiones, permitir la valuación de inventarios, controlar la eficiencia de las operaciones y contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa.

Una empresa pequeña, que aún no alcance un movimiento financiero considerable debe evitar a toda costa el incurrir en elevados costos de alquiler. Un ejemplo de porque esto debe ser así, si estoy vendiendo 2000 dólares al mes, y mis alquileres exceden el 50 % de esta venta, obviamente estaré trabajando para pagar salarios y gastos de inmuebles. Increíblemente esto ocurre más frecuentemente de lo qe creemos.

RELACIONES ENTRE COSTOS Y GASTOS

Los costos representan una parte del precio de adquisición de artículos, propiedades o servicios, la otra parte del precio de adquisición pudieran ser los manejos de transporte y cualquier erogación necesaria para tener el producto final listo para la comercialización o venta. Por lo tanto el costo se puede definir como "el sacrificio económico que hace una organización para obtener ganancias-objetivos futuros".

Al igual que el costo, un gasto se corresponde también con el sacrificio o consumo de recursos, pero, a diferencia de aquél, el gasto debe ser financiado por recursos generados en el presente. Las comisiones que la empresa paga a sus vendedores por las ventas realizadas en un periodo determinado son un ejemplo de gastos. En este caso, la empresa sacrifica un recurso (efectivo) en proporción a los ingresos que dicho sacrificio ha generado en el periodo; la empresa asume que las comisiones pagadas en este periodo no le generarán ingresos en el futuro y, por lo tanto, deben ser tratadas como un gasto de la compañía y no como un costo.

Las empresas comerciales, es decir, aquéllas que compran los productos que después venden, como las empresas que prestan servicios o las que producen artículos tienen gastos financieros y gastos de operación (gastos de ventas y gastos de' administración).

En términos generales concluyentes, y para efectos del programa, costo es el consumo de recursos (materias primas, mano de obra, etc.) para realizar actividades relacionadas directamente con la producción del bien o la prestación del servicio, o sea el beneficio obtenido por el sacrificio de estos recursos se obtendrá una vez se venda el producto final. Ejemplo: Los materiales utilizados para la fabricación del producto, el salario de los obreros.

Mientras que gastos, a diferencia de los costos, es el consumo de recursos requerido para realizar actividades que apoyen la producción del bien o la prestación del servicio. El sacrificio de estos recursos deberá cargarse al estado de resultados del periodo en el cual fueron consumidos, por lo tanto, no se relacionan con la venta de los productos. Ejemplo. El salario del personal administrativo.